A complexidade de gerenciar projetos de engenharia em várias plataformas, sem integração, sem conexão entre as informações e com pouca ou nenhuma preocupação de criar um ambiente de colaboração entre os envolvidos do projeto, ainda é a realidade em muitos escritórios de arquitetura e engenharia.
A estimativa é de que 35% dos projetos sofrem grandes atrasos e estouros de orçamento devido à má gestão de mudanças e às revisões. Mas, em projetos complexos ou não, as alterações são praticamente inevitáveis. Então, o que fazer para resolver esses outros problemas que afetam muitos escritórios de arquitetura e engenharia?
O que faz toda a diferença é a forma como os projetos de engenharia são gerenciados. Quando a equipe está sobrecarregada, os prazos estão apertados e faltam os recursos necessários para concluir os projetos em andamento, é um alerta claro de que é preciso buscar uma forma de tornar a gestão dos projetos muito mais eficiente.
Os passos para fazer isso é entender quais são os maiores desafios dos escritórios de projetos de engenharia e os benefícios de trabalhar com soluções integradas e conectadas às diversas demandas dos projetos da construção civil.
Maiores desafios dos escritórios de projetos de engenharia
Quando processos não estão conectados de forma eficiente, os projetos acabam enfrentando atrasos, retrabalho e aumento de custos. Mas esses são apenas alguns dos desafios que os escritórios de engenharia e arquitetura vivem diariamente. Além desses, existem outros que se não forem bem gerenciados, também podem comprometer as entregas dos escritórios.
1. Falta de integração das fases pré-obra
Durante a fase pré-obra, é comum que diferentes equipes trabalhem isoladamente. Os arquitetos estão focados no design, os engenheiros estão preocupados com as soluções estruturais e a equipe de orçamento corre contra o tempo para garantir que tudo se encaixe dentro dos custos planejados.
Sem uma comunicação eficiente entre essas equipes, surgem inconsistências que podem impactar todo o cronograma da obra.
2. Falta de integração entre o projeto e o orçamento
Outra dificuldade comum é a falta de integração entre o projeto e o orçamento. Muitas vezes, os projetos são finalizados sem que os custos sejam adequadamente analisados, o que leva a orçamentos mal planejados e surpresas desagradáveis no decorrer da obra.
3. Falta de controle sobre prazos e tarefas
Gerenciar múltiplas tarefas e prazos pode ser uma dor de cabeça quando as informações estão dispersas em diferentes sistemas. Isso pode resultar em atrasos que afetam toda a cadeia de elaboração do projeto. Também aumenta a dificuldade e acompanhar o progresso e identificar possíveis gargalos.
4. Ter controle sobre as alterações
Uma das maiores dores em projetos de engenharia é o famoso retrabalho. Alguém altera um detalhe no projeto, mas não avisa a equipe. Ou as mudanças ficam dispersas em várias versões de documentos, dificultando o acompanhamento.
No dia a dia dos escritórios, esse tipo de situação acontece com frequência. Um arquivo é modificado por um membro da equipe, mas ninguém é informado ou nota a alteração. Quando a equipe percebe, já houve perda de dados importantes ou já foram entregues versões diferentes do mesmo documento para o cliente final. Isso gera conflitos, prazos estourados, muito desperdício de tempo e dinheiro.
5. Falta de integração entre ferramentas e equipe
A falta de integração entre as diferentes ferramentas e equipes é o desafio de muitos gestores de projetos na construção civil. Principalmente porque os profissionais estão habituados a operar em sistemas diferentes e consolidar essas informações pode demorar dias.
Isso gera atrasos, decisões equivocadas e uma gestão ineficiente. Afinal, um projeto com várias equipes, de diversas especialidades, que acabam usando diferentes ferramentas para compatibilização, modelagem e dimensionamento, fragmenta o fluxo de trabalho. Com isso, muito tempo é necessário para sincronizar as informações manualmente, o que aumenta o risco de erros e retrabalho.
6. Comunicação ineficiente
Mais uma situação comum em escritórios de projetos é a comunicação falha entre equipes multidisciplinares. Arquitetos, construtores e projetistas precisam estar em sintonia com relação aos ajustes e combinados no projeto, por meio das notas BCF, por exemplo. Sem uma plataforma integrada, é fácil perder detalhes importantes, e as falhas de comunicação podem gerar atrasos significativos.
7. Dados imprecisos para tomada de decisões
Tomar decisões sem informações precisas ou atrasadas é um grande risco. Pode resultar em retrabalhos, desperdícios e, claro, prejuízos. No cenário atual da construção civil, as integrações em tempo real são mais do que uma vantagem, elas são essenciais para garantir que gestores tomem decisões rápidas e baseadas em dados confiáveis.
8. Equilibrar recursos e demandas
Dentre os grandes desafios enfrentados por escritórios de projetos de arquitetura e engenharia, equilibrar as demandas dos projetos com os recursos disponíveis é uma das dificuldades.
Quando a equipe está constantemente atrasada ou os projetos parecem estar sempre no limite da capacidade, é provável que esteja ocorrendo um problema comum: a falta de alinhamento entre recursos e demandas.
Neste cenário, muitos escritórios acabam lidando com horas extras, estresse e baixa produtividade. Sem uma visão clara do que cada equipe pode realizar, alocar recursos de forma eficiente torna-se um desafio. Isso leva a atrasos, custos adicionais e perda de qualidade nas entregas.
Como a integração de softwares colabora para o gerenciamento de projetos de engenharia
São tantos os desafios dos projetos de engenharia que, às vezes, parece que os problemas não têm solução. Mas, na verdade, existe uma forma de resolvê-los sem precisar de muito esforço.
Basta uma ferramenta que conecte diversas soluções de coordenação, modelagem e dimensionamento em um único ambiente de trabalho para não ter mais preocupações com versões incorretas de projetos, retrabalhos, orçamentos fora do planejado e descumprimento de prazos.
Em sistemas integrados, as alterações feitas em um software, seja no modelo ou nas notas BCF, são automaticamente atualizadas, garantindo à equipe acesso às informações mais recentes, sem duplicidade ou necessidade de adequações.
Para além disso, a integração de softwares proporciona o aproveitamento de uma série de outros benefícios.
1. Produtividade
O planejamento de capacidade é o recurso que se aplica para permitir à equipe atuar no máximo da sua produtividade. Trata-se de uma estratégia que permite aos escritórios de projetos ter uma visão clara da quantidade de trabalho que pode ser realizada por cada profissional em um determinado período, evitando sobrecargas.
As ferramentas de gestão de fluxo de trabalho que compõem os sistemas integrados colaboram para ter essa visibilidade, pois ajudam a mapear as tarefas, identificar os recursos disponíveis e garantir que as demandas estejam bem distribuídas na equipe. Isso reduz a pressão e melhora a eficiência.
Dessa forma, quando há dois ou mais projetos de engenharia com prazos próximos para entrega, é possível alocar recursos de forma precisa, identificando quais profissionais podem contribuir com cada fase de cada projeto, sem sobrecarregar ninguém, e garantindo que todas as tarefas serão concluídas no tempo certo.
Com isso, a eficiência operacional e a produtividade da equipe aumentam significativamente. Portanto, o planejamento de capacidade, aliado a uma plataforma robusta como a AltoQi Visus, é a chave para manter a carga de trabalho adequada e fazer com que os recursos e as demandas estejam sempre equilibrados.
2. Centralização das informações
A integração de softwares para gerenciamento de projetos de engenharia permite controlar todas as mudanças feitas nos projetos, pois cada ação realizada pelos envolvidos fica registrada e é organizada de forma a simplificar o acesso às alterações.
Com isso, é possível visualizar não só o registro dos ajustes de projetos em notas BCF, mas também saber quem fez a mudança e em que momento, e, principalmente, por que foi feita a alteração.
Dessa forma, o risco de inconsistências e falhas de comunicação entre as equipes é drasticamente reduzido. Afinal, comentários, revisões e feedbacks podem ser feitos diretamente na plataforma integrada, garantindo que todos estejam corretamente alinhados.
Isso acelera a tomada de decisões e melhora a colaboração entre as equipes, mantendo o projeto em ritmo contínuo.
3. Colaboração
Integrar todas as disciplinas em um único ambiente acaba com as dúvidas sobre:
- como garantir que todas as alterações e revisões serão controladas de forma eficiente, mantendo a integridade dos dados e o fluxo do projeto sem complicações;
- como, de fato, fazer um acompanhamento detalhado de cada mudança sem sobrecarregar a equipe; e
- de que forma garantir que todas as revisões estejam sempre atualizadas e disponíveis para consulta.
Os questionamentos deixam de existir porque arquitetos, engenheiros e orçamentistas podem colaborar em tempo real em soluções integradas para projetos de engenharia.
Então, não há mais preocupação sobre o compartilhamento das informações, nem a respeito das mudanças e atualizações. Tudo porque há menor chance de ocorrer erros de comunicação e porque as decisões podem ser tomadas com base em dados consistentes e atualizados.
4. Automação
As soluções integradas garantem que o orçamento esteja sempre alinhado às decisões de projeto. Dessa maneira, sempre que for feita uma modificação no projeto, a alteração refletirá diretamente no orçamento.
É uma automação que possibilita às equipes acompanharem os impactos financeiros das mudanças no projeto em tempo real. Isso proporciona uma gestão muito mais precisa e reduz o risco de estouro de custos.
5. Maior controle
Uma plataforma onde todas as tarefas e prazos ficam centralizados em um único painel de controle permite o acompanhamento centralizado do andamento do projeto em tempo real, a identificação de possíveis atrasos e a realização de ajustes nos cronogramas conforme necessário.
A precisão dos dados e a agilidade na atualização das informações nas soluções integradas torna possível agir rapidamente diante das situações, antes que se tornem gargalos críticos.
A total visibilidade sobre o andamento dos projetos propicia a redução de atrasos e menor desperdício de recursos. Até a comunicação é mais fluida quando há integração entre os softwares, com a possibilidade de se comunicar com as documentações e notas BCF.
Com o fluxo de trabalho mais fluido e menos tempo desperdiçado em tarefas menos estratégicas, há maior eficiência e chance de o projeto ser executado dentro do prazo planejado.
6. Segurança
Garantir que todas as revisões do projeto sejam rastreáveis e que as alterações estejam sempre sob controle é mais uma das vantagens da integração de softwares para gerenciamento de projetos de engenharia.
Ter esse recurso significa mais segurança para o escritório de projetos, mais agilidade para fazer as consultas e muito menos retrabalho. Para equipes, essa é a chave para manter a qualidade e atender aos prazos sem surpresas desagradáveis. Tudo fica documentado e organizado, e o histórico de alterações está sempre ao alcance de um clique.
Qual é a melhor ferramenta para integração de projetos de engenharia?
Controlar de forma eficiente as mudanças e revisões em projetos complexos, garantir um versionamento claro e um histórico detalhado de alterações é do que os escritórios de projeto mais precisam para ter escalabilidade.
A solução está na integração dos softwares para gerenciamento de projetos, que proporcionam atualizações em tempo real, visíveis para todos os profissionais que fazem parte da equipe.
A plataforma AltoQi Visus, por exemplo, é assim. Matêm todas as informações dos projetos centralizadas e qualquer alteração fica acessível a todos em um único lugar.
Com a AltoQi Visus também é possível visualizar o progresso de diferentes projetos e ainda:
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Visualizar a capacidade real da equipe: o software permite uma visão clara da disponibilidade de cada colaborador, mostrando se eles estão sobrecarregados ou se há espaço para novas tarefas.
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Monitoramento em tempo real: acompanhar o andamento dos projetos e o uso de recursos em tempo real permite ajustes rápidos, caso algum gargalo apareça.
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Trabalhar em um único ambiente: em um só lugar é possível verificar os cronogramas de projetos de engenharia, verificar atualizações de custos e ver os relatórios de desempenho.
Portanto, para transformar a maneira como são gerenciados os projetos, reduzir ineficiências e tomar decisões mais rápidas e baseadas em dados, a AltoQi Visus é a melhor ferramenta para integração de projetos de engenharia. Entenda como usá-la no dia a dia para integração de disciplinas e gestão de custos na construção civil. Assista ao webinar e vamos juntos construir o futuro da Gestão Digital da Construção.
