No post anterior, falamos sobre possíveis motivos que tornam o processo de aprovações de projetos moroso nos órgãos competentes. Hoje, abordaremos formas de otimizar estes processos e conseguir a legalização de obras do seu empreendimento. Como contornar adversidades? Aqui vão algumas dicas:
Infográfico interativo: Legalização de projetos e obras, o caminho até o habite-se
1- CONHEÇA A LEGISLAÇÃO DO ÓRGÃO A QUE SE SUBMETE A APROVAÇÃO
Quando se inicia um projeto, devemos reservar um tempo para conhecer as exigências legais e procedimentos para protocolização dos processos daquele determinado órgão. Cada órgão delimita uma gama de modelos padrões, de protocolos para ingresso dos projetos. Os mais comuns são ofício padrão, tabelas e preenchimento de guias. A dica é conhecer estes procedimentos.
Invista seu tempo estudando e preenchendo corretamente todos os campos, pois a falta de preenchimento de um campo ou de uma ficha desatualizada, ou até mesmo o preenchimento equivocado, pode fazer todo um processo já iniciado parar, e perde-se um tempo precioso com isto. Por isso, antes de dar entrada em um processo de aprovação de projetos, confira se possui toda a documentação solicitada e colete todas as assinaturas necessárias. Se possível, faça um checklist para não esquecer nada. Ser detalhista nesta etapa é recompensador.
Não é necessário reforçar a importância de conhecer as normas e procedimentos técnicos. Certamente seu projeto será devolvido para correção muitas vezes, caso você não domine as normas técnicas vigentes. Seja obstinado em atualizar continuamente seu conhecimento em relação ao estudo das normas.
Uma outra dica é acompanhar o site dos órgãos que atualizam as normas, já que não há aviso público sobre alterações normativas. É de responsabilidade do profissional projetista manter-se atualizado. Invista seu tempo nisto.
2- TENHA EM MENTE QUE ÓRGÃOS PÚBLICOS PODEM POSSUIR LEGISLAÇÕES DIFERENTES EM CADA ESTADO
Não é incomum que um mesmo órgão, mas em diferentes municípios, tenha procedimentos de protocolização dos processos distintos. Isso acontece devido a autonomia que cada estado ou município possuem em exigir normativas próprias para a legalização de obras e posterior liberação do alvará de construção.
Como dica, verifique a norma do local onde seu projeto deverá ser aprovado. Lembre-se que o conhecimento adquirido através de processos de outras localidades podem não ser úteis, uma vez que normas técnicas também podem diferir dependendo do local. Estudar caso a caso é a forma mais eficaz de abreviar problemas.
3-CRIE UMA ROTINA PRÓPRIA DE REGISTRO E DE ACOMPANHAMENTO DOS PROCESSOS
É comum que o profissional projetista tenha diversos processos em trâmites de aprovação. Por isso, não manter o registro em uma agenda de acompanhamento, há uma tendência de perder informações e prazos, e por consequência deixar os processos fluindo ao ritmo do funcionalismo público, reconhecido por sua lentidão.
Registre as datas de ingresso e de retorno dos processos. Guarde o registro de todos os pedidos de alterações feitos pelo órgão competente e demonstre o conhecimento do andamento do processo.
Aprenda que, mesmo havendo um informe que o processo ainda levará tempo até ser analisado, você decididamente deve ligar e cobrar o seu andamento. Determine uma frequência para ligar para o órgão e para os profissionais envolvidos na aprovação do projeto, para pedir informações sobre seu processo. Quem não é visto não é lembrado, diz o lema. No entanto, mantenha o bom senso de medir esta frequência de chamadas e pedidos para não causar problemas aos profissionais desses órgãos.
Uma dica importante é comunicar seu cliente sobre cada movimentação que fizer no processo. Não deixe seu cliente sem notícias, caso contrário ele poderá pensar que é sua negligência técnica que está atrasando a aprovação de seu projeto e obstruindo a sua legalização de obras. Um cliente satisfeito é um cliente bem informado sobre o andamento de seu processo. Seja competente nesta etapa também.
4-DEMONSTRE SEU CONHECIMENTO TÉCNICO SOBRE O ASSUNTO
Com bastante empatia, quando tiver que defender seu trabalho e promover alguma interação com o profissional que está analisando tecnicamente o seu processo, demonstre a ele que você detém conhecimento sobre o tema. Defenda aquilo que você tenha certeza que é correto e envolva o analista nesta certeza.
Nunca fale alto ou grite tentando impor sua opinião. Primeiro ouça os argumentos do analista para depois expor o seu conhecimento, com calma e segurança. Elevar a voz é o primeiro sinal da falta de argumentos.
Pode ser que você encontre alguns profissionais que analisam os projetos nos órgãos com fundamento técnico limitado, mas certamente eles conhecem a norma mais a fundo que você. Quando surgirem divergências nas interpretações do projeto que impedem a sua liberação, argumente e defenda seu ponto de vista sem ofender o profissional a sua frente. Trocar conhecimento e não impor conceitos é o esperado de um profissional de respeito.
5-NO PEDIDO DE CONCESSÕES
Quando houver necessidade de concessão ao processo, peça com educação e sempre dentro dos limites de legalidade. Nunca use de suborno para atingir seus objetivos em ter seu projeto aprovado com brevidade. Seja ético no exercício de sua profissão. Isto o manterá sempre no mercado com fama de competente e honesto. Um bom nome no mercado vale ouro no fortuito cambiar dos tempos e das pessoas que entram no processo. Nunca corrompa o sistema.
Infográfico interativo: Legalização de projetos e obras, o caminho até o habite-se
Em nosso próximo post, apresentaremos através de um ambiente interativo, todo o caminho percorrido por seu projeto no processo de legalização de obras até obter o habite-se. Não perca.
