Imagine trabalhar com uma série de entraves relativos ao seu processo produtivo. Agora pense que esses entraves são tão recorrentes, que você já considera como parte do sistema de trabalho, pertencente a rotina. É como se cada dificuldade precisasse ser superada repetidamente, com emprego de um esforço extremo, para a obtenção do êxito no objetivo traçado.
Imaginou? Esse é exatamente o dia a dia de quem trabalha com o gerenciamento de projetos atualmente. E se você é um gerente de projetos e discorda dessa linha de raciocínio, acredito que ao longo do texto você perceberá que talvez, compartilhe de alguns destes obstáculos e nem percebe. Vamos a eles:
Falta de comunicação convergente
Dentre os entraves mais comuns está a falha na comunicação entre todos os players, principalmente entre os projetistas e o responsável pelo gerenciamento do projeto. Tal dificuldade decorre, principalmente, pela falta de um ambiente único de trabalho, onde todos os projetistas e gerentes de projeto possam conversar entre si e trocar informações necessárias para o bom andamento do projeto.
Não é necessário que este ambiente seja físico e esteja situado em uma mesma cidade ou bairro, pois existem empreendimentos que envolvem profissionais de diferentes localidades, porém é imprescindível que esse ambiente centralize as informações referentes aos projetos e permita uma perfeita interação entre os projetistas e os demais participantes do processo, a fim de facilitar o gerenciamento dos projetos.
Incerteza na definição da versão mais atualizada do projeto
Outro obstáculo frequente na gestão de projetos é o risco de trabalhar em versões desatualizadas e/ou não-vigentes dos projetos. Ou seja, empregar tempo e outros recursos importantes sobre um produto que deverá sofrer retrabalho em breve, e sem a certeza de sucesso no final do processo. Além de incorrer em falha gravíssima de procedimento, pode gerar custos elevados e não previstos, caso esta versão de projeto venha a chegar em obra, para sua execução.
Embora esta seja uma questão crítica, o risco de trabalhar em uma versão desatualizada do projeto pode ser facilmente minimizado com uma atuação no controle e eliminação das últimas versões, através da utilização de uma lista mestra de arquivos.
Esta lista deverá conter os status de cada projeto, ou seja, informações referentes ao projeto em estudo/elaboração, bem como sua etapa (anteprojeto ou projeto executivo, por exemplo), tipo de arquivo, número da prancha e versão.
Ausência de padrão na nomenclatura dos projetos
A falta de padronização na graficação e nomenclatura entre os projetos entregues surge como outro entrave comum. Apesar da frequência de ocorrências, sua solução é relativamente simples. Basta o coordenador do gerenciamento de projetos solicitar um assemelhamento gráfico entre os projetos, os quais deverão obedecer também, uma nomenclatura base, o que facilitará o seu controle de versão e melhor organização.
Dificuldades no controle de modificações
Outro entrave encontrado pelo gerente de projetos é a distância física entre os players, o que prejudica a organização do processo, principalmente quando há a necessidade de reuniões constantes para o andamento do projeto. Porém, o gerente de projetos pode superar essa etapa com auxílio de ferramentas que facilitem a comunicação entre os projetistas, tornando a troca de arquivos mais assertiva, segura e controlada.
Existem no mercado ferramentas que facilitam o gerenciamento de processos, desde o envio controlado de projetos para a impressão até o monitoramento de todo o processo, fornecendo logs de movimentação dentro de cada disciplina.
É importante que essas informações contenham dados do tipo quem-fez-o-que, desde a solicitação de cópias dos arquivos até envio para plotagem. É desejável uma linha de tempo explicativa sobre quais os projetos foram incorporados ao processo e quais versões foram excluídas, bem como informar quem realizou cada processo, para simplificar a localização de cada etapa e os envolvidos.
Workflow confuso ou não seguido
Infelizmente não é incomum deparar-se com uma situação onde há desrespeito hierárquico entre os projetistas e às etapas do projeto, ficando o gerente de projetos submetido a resolver questões de cunho pessoal e político. Uma forma eficaz de resolver essa questão é determinar uma hierarquização das etapas através do uso de ferramenta, que permite a liberação de projetos somente após autorização da gerência de projetos, o que evita maiores dificuldades e desgastes pessoais.
Estas sugestões podem parecer óbvias, porém todos esses entraves estão tão arraigados ao gerenciamento de projetos, que já não se pergunta como podem ser minorados ou resolvidos com maior facilidade. Trata-se de uma série de problemas crônicos e complexos. A boa notícia é que existem soluções facilitadoras, com investimento coerente e de menor complexidade do que pode parecer à primeira vista.
