Independentemente do tamanho da sua empresa ou entidade pública, é fundamental ter disponível os arquivos atualizados, ainda mais quando falamos de construção civil. Os arquivos desatualizados podem causar erros, retrabalhos e prejudicar o perfeito desenvolvimento da obra, tendo como consequência:
- aditivos;
- atrasos de cronograma;
- e, até mesmo, paralisações na obra.
Ter os arquivos disponíveis de forma correta, organizada e atualizada, torna a empresa mais competitiva, pois a troca de informação ocorre de forma mais ágil e confiável. Este fator é um item fundamental para a segurança das atividades desenvolvidas no ciclo de vida do projeto e da execução da obra.
Por que é importante eliminar arquivos desatualizados da obra?
Durante o ciclo de vida do projeto e da construção, são envolvidos diversos agentes que interagem diretamente ou indiretamente no processo. Estes agentes produzem uma grande quantidade de informação e documentos, geram diversas versões de arquivos, documentações de aprovação, relatórios e detalhamentos. E, muitas vezes, as atualizações dos projetos ocorrem simultaneamente à execução da obra.
Além disso, fatores como o acúmulo de trabalho e funções, equipes reduzidas, dificuldade de gerenciar uma grande quantidade de informações contribuem para possíveis problemas no gerenciamento dos arquivos da obra.
Um arquivo errado disponibilizado à equipe de trabalho pode prejudicar todo o planejamento de cronograma, materiais e financeiro da edificação. E isso, muitas vezes, acontece de forma recorrente nas obras.
Além das implicações no planejamento, os arquivos desatualizados prejudicam os processos de qualidade. Mas saiba, existem programas de certificação nos quais é importante garantir que os documentos disponibilizados estejam atualizados. Eles são fiscalizados regularmente por auditorias, como a ISO 9001 e a NBR 15575, que traz a necessidade de as informações estarem sempre documentadas.
No âmbito governamental, há, ainda, as implicações de aditivos. Isso porque a necessidade de realizar alterações, reparos não planejados causados pela execução sobre um projeto desatualizado pode ampliar os gastos da obra.
Dicas de organização de arquivos
Manter os arquivos atualizados e organizados é fundamental para garantir o sucesso do desenvolvimento da obra. É importante a empresa ter conhecimento e adotar as melhores práticas para disponibilização das informações. Isso dará a ela uma visão mais clara do que está sendo executado.
Para garantir uma organização mais assertiva pode-se adotar alguns procedimentos:
- ter um fluxo bem definido, que seja transparente e reconhecido por todos os envolvidos no processo, garantido que cada um entenda o processo desenvolvido;
- definir um responsável para acompanhar o desenvolvimento e verificar a disponibilização dos arquivos, além de exercer o papel de gerenciar o sistema;
- organizar e padronizar sua estrutura, para que todos saibam onde buscar determinadas informações, tornando o processo mais ágil de identificação;
- utilizar um sistema de nuvem, para garantir que todos tenham acesso em qualquer local, sendo possível disponibilizar os arquivos no escritório e na obra de forma atualizada.
Aliado a estas necessidades, existem novas tecnologias que vem para auxiliar as empresas, automatizando os processos, eliminando possibilidades de falhas e conflitos.
Um sistema automatizado pode proporcionar:
- informações atualizadas disponíveis;
- confiabilidade dos arquivos disponibilizados;
- rastreio das informações;
- redução de erros;
- rapidez na tomada de decisões.
A adoção dessas práticas podem trazer melhorias consideráveis para a gestão da obra, eliminando problemas recorrentes ocasionados pela execução com um arquivo desatualizado, além de propiciar melhorias na fiscalização e qualidade da edificação. O registro das informações pode, ainda, auxiliar em itens de gestão comercial, financeira e trabalhista.
Neste sentido, há a necessidade de mudar processos, identificar os pontos críticos, propor melhorias, investir em ferramentas e superar resistências. Mas com certeza esses cuidados trarão benefícios para execução, transparência e agilidade da construção.
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