Nos últimos artigos, escrevi sobre entraves comuns na profissão de um gerente de projetos, entre eles o risco de trabalhar em versões desatualizadas de projetos. Também dei dicas para tornar mais efetiva a gestão de processos e controle de versões. Hoje, quero compartilhar a ferramenta que utilizo como gestor de projetos.
Se faz necessário frisar que existem diversas ferramentas no mercado que possuem um excelente desempenho no que refere a otimização na gestão de processos. Cada ferramenta agregam diferentes benefícios e demandam diferentes níveis de investimento, cabe a construtora ou escritório de projetos analisar a relação custo x benefício das soluções existentes, de acordo com a necessidade e porte de utilização.
O que me motivou a escolher minha ferramenta de gestão de processos
Em meu caso, foi justamente a relação custo benefício que me levou a optar pela solução para gestão de processos da AltoQi, o QiCloud. Isto não quer dizer que essa seja a solução ideal para sua realidade, no entanto é impraticável pensar em gestão de processos sem a utilização de uma ferramenta, independente da desenvolvedora.
A função de gerente de projetos, por si só, tende a ser complicada e de difícil execução, pois implica em seguir rotinas, sequências e fluxos, além da resolução de problemas de cunho pessoal e motivacional.
Para facilitar a parte mais nevrálgica do sistema, recomenda-se que se faça uso de uma ferramenta que não isentará o profissional de trabalhar focado na gestão dos processos, porém tornará a atividade mais assertiva, rápida, impessoal e com menor possibilidade de erros.
Recursos que facilitam a gestão de processos
Nesse sentido, O QiCloud possui diversos artifícios que facilitam a gestão de processos.
Seu ambiente cria uma convergência de informações, pois centraliza todos os dados que entram e que saem do processo, bem como serve como depositário de arquivos, centralizando sua administração em um único responsável pelo manuseio do sistema.
O gerente de projetos deve ter total domínio e ser responsável pelo andamento do processo, bem como permitir e controlar os acessos, consultas e demais ações sobre todos os projetos em construção.
Outra peculiaridade, oferecida pela solução, é a proteção das informações trocadas e dos arquivos armazenados, o que permite a estes uma segurança proporcionada pelo controle dos acessos e permissões para downloads, uploads e impressões. As permissões são de cunho restrito do responsável pela gestão do processo.
Vale citar o recurso de controle de versões oferecido pela ferramenta. Uma vez renomeados os arquivos de acordo com padrões pré-estabelecidos, a ferramenta elimina as versões anteriores e disponibiliza apenas a versão atualizada e vigente do arquivo em estudo, tornando impossível a utilização de versões desatualizadas e mais antigas, as chamadas versões obsoletas.
No auxílio dessa função, o usuário ainda conta com uma lista mestra eficiente para melhor orientação e desenvolvimento dos projetos. Além dessa função, o QiCloud fornece o domínio de status de cada empreendimento, através dos log’s gerados a cada ação aplicada aos projetos. Tal ação facilita o controle da gestão de processos e a rastreabilidade dos players e de suas ações.
Gestão de processos: Visualização de lista mestra QiCloud
Segurança das informações
Por questão de segurança das ações, o QiCloud somente disponibiliza as novas versões dos projetos após as devidas aprovações, efetuadas pelo responsável pela gestão do processo. Dessa forma, os novos projetos serão encontrados nas suas devidas pastas somente após tal aprovação.
Reforço que tanto o QiCloud quanto qualquer outra ferramenta disponível no mercado, não podem ser consideradas como a solução de todos os males. Contudo, a ferramenta que eu escolhi tem sido efetiva na otimização da gestão de processos, garantindo segurança, confiabilidade e velocidade, além de contar com suporte técnico extremamente eficiente.
Certamente que para ser eficiente e competitivo no ambiente da gestão de processos, é imprescindível o uso de mecanismos e ferramentas que otimizem de modo global todo o sistema. Ou seja, independente da desenvolvedora, você deverá possuir uma ferramenta que auxilie na gestão de processos.
Convite para uma conversa sobre gestão de processos
Para enriquecer esse conteúdo, quero convidar você para uma conversa sobre gerenciamento de projetos e dicas importantes para quem já é ou quer ser um usuário QiCloud. Não se esqueça de se inscrever gratuitamente na Web Conferência que ocorrerá em 06/07, sobre os desafios da profissão. Pra se inscrever, basta clicar no link abaixo. Espero você.
