Em mais de 10 anos de experiência como gerente de projetos, posso afirmar que já vi os mais diferentes desafios na implantação de softwares. Não há dúvidas que a tecnologia veio para otimizar projetos e resultados, mas entre adquirir um sistema e usufruir dos benefícios que ele pode oferecer o caminho é longo e cheio de percalços.
Felizmente é possível alcançar sucesso com processos, engajamento da equipe e objetivos bem definidos.
Como Head de Services, meu principal desafio é gerenciar a equipe que implanta os softwares da AltoQi em escritórios de engenharia e construtoras. Para isso, me apoio na metodologia de gerenciamento de projetos, que pode ser aplicada em diferentes contextos. Neste artigo compartilho conceitos e boas práticas que todo gerente ou diretor precisa ter em mente ao implementar softwares em sua empresa.
CONCEITOS BÁSICOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Está cada vez mais comum as empresas gerenciarem as atividades rotineiras como projetos. Fatores como a necessidade de garantir as entregas no tempo determinado e de acordo com os requisitos especificados dentro do custo esperado e com excelência, trouxeram ainda mais a demanda de se aplicar gestão de fato na execução de tarefas.
Qualquer esforço temporário para se criar um produto, serviço ou resultado exclusivo é considerado um projeto e, quando falamos esforço temporário, é porque o seu início e fim são determinados.
Claro que, o tempo de cada projeto vai depender da sua complexidade e dos recursos necessários estarem disponíveis para seu andamento, mas, sempre deverá existir cronograma delimitando este esforço.
Utilizando deste conceito de gerenciamento de projetos e da aceitação desta profissão no mercado, o PMI (Project Management Institute), elaborou um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos (GUIA PMBOK), contendo várias boas práticas que unem processos, habilidades, ferramentas e técnicas objetivando o sucesso dos projetos.
O gerenciamento de projetos requer também uma série de controles, documentações designações, que é onde podemos dizer que entra o papel do PMO (escritório de projetos) dentro de uma organização. É a atuação do PMO que auxilia no crescimento da maturidade em gerenciamento de projetos.
De acordo com o PMBOK, “um escritório de projetos (PMO) é uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos, e facilita o comportamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas” (PMBOK, 2013, p.11).
Devido a uma crescente utilização da gestão de projetos dentro das organizações, por necessidade de realizar entregas no prazo planejado com qualidade e sem exceder os custos esperados, o gerenciamento de projetos é um tema que traz para o mercado uma expectativa em excelência nas suas entregas.
Em organizações do mercado de engenharia civil, por exemplo, tem-se observado cada vez mais a indispensabilidade do uso de softwares que possibilitem o controle e segurança das informações.
Em qualquer projeto é necessário que se tenha uma metodologia ou boas práticas definidas a serem seguidas, pois, é através disto que se tem o controle dos processos e a garantia de que os objetivos propostos pelo cliente serão atingidos. Baseando-se nisto, o PMBOK sugere boas práticas que, para projetos de implantações de software e demais projetos, trazem excelentes benefícios.
Problemas como falta de padronização nas documentações, falta de gerenciamento de tempo e escopo mal definido, podem levar o projeto ao fracasso e/ou gerar problemas futuros para a organização que realizou a entrega do projeto.
Desta forma, uma vez que, o projeto seja desenvolvido seguindo as orientações do PMBOK e acompanhado por um PMO, que padroniza todas as documentações necessárias e realiza o acompanhamento do projeto, é possível alcançar uma boa qualidade na entrega garantindo o sucesso do projeto.
GERENCIANDO PROJETOS DE IMPLANTAÇÃO DE SOFTWARE
Para a execução de um projeto de implantação de software é necessário a elaboração de um plano de trabalho, neste plano deve conter:
- os objetivos e justificativa do projeto;
- suas etapas de acordo com o escopo;
- a estrutura analítica do projeto (EAP);
- cronograma previsto e
- como será a estratégia de condução do projeto.
Cada projeto terá seu escopo e tempo definidos de acordo com sua complexidade. Baseando-se nas entregas a serem realizadas, os projetos poderão ser divididos em diversas fases e, cada fase terá várias atividades em sua composição, podendo ser referentes a uma entrega apenas ou a diversas entregas do mesmo projeto.
Dentro das fases do projeto podem ser executados apenas processos de um grupo específico dos processos de gerenciamento ou até mesmo todos os processos serem executados ao mesmo tempo para a entrega de várias atividades dentro de uma mesma fase. 
Exemplo de ciclo de vida do projeto com uma fase. Fonte: PMBOK (2013)
Todas as fases de um projeto vão compor o seu ciclo de vida, indicando seu início e fim, baseados na conclusão de todas as fases que, geralmente, são organizadas de forma lógica e não se sobrepõem. Ou seja, uma fase só inicia quando outra termina, isso também é dependente da natureza do projeto que, em diversos casos, não tem como começar uma nova fase sem que a outra já esteja concluída, devido a limitação de atividades.
Na elaboração do plano de trabalho é comum vermos dois erros principais: desconsiderar pessoas e processos. A seguir, explico as implicações práticas e como elas dificultam a implantação bem-sucedida, seja de softwares ou de outros projetos.
ERRO 1: NÃO ENVOLVER PESSOAS
É essencial que durante todo o projeto haja o envolvimento de todas as partes interessadas, caso contrário é possível que o projeto seja entregue sem que todos os objetivos sejam cumpridos e/ou o que for executado não esteja dentro do esperado.
É aqui que temos um dos erros mais comuns: a falta de dedicação da equipe do projeto acompanhada da resistência a mudanças.
"Quando as pessoas compram o propósito das entregas é mais fácil que exista adesão."
Devido a correria e o turbilhão de coisas a executar no dia a dia, tem sido natural que durante a execução de projetos de implantação de software as equipes não se dediquem da forma esperada e muitas vezes, ao final da entrega, exista uma baixa adesão ao uso do software por falta de prática e segurança no uso da ferramenta.
A forma mais eficaz de evitarmos este tipo de problema é termos uma gestão do projeto altamente participativa que além de conscientizar a todos do seu devido envolvimento, consiga distribuir as atividades de forma que seja possível participar e executar as tarefas previstas no projeto além das demais atribuições.
É importante também, que a gestão do projeto sempre mostre a todos os envolvidos que as mudanças necessárias para entrega do projeto terão um esforço temporário que gerará benefícios futuros. Quando as pessoas compram o propósito das entregas é mais fácil que exista adesão.
ERRO 2: NÃO TER PROCESSOS DEFINIDOS
Um outro erro bem corriqueiro na implantação de softwares é quando se quer ter tecnologia sem processos bem definidos. Embora seja um problema para qualquer área, na engenharia civil, com toda a revolução que o BIM vem trazendo para este mercado, está ficando cada vez mais claro que quando uma empresa não tem processos estruturados não consegue avançar na utilização de ferramentas para o uso do BIM e continua com os mesmos problemas de sempre, projetos sem compatibilização e orçamentos estourados.
Mas e como podemos reduzir este impacto nos projetos?
Conscientizando cada vez mais o mercado que tecnologia sem processos e pessoas não funciona e que é fundamental que, em uma implantação software, os processos internos sejam definidos antes da utilização de qualquer ferramenta.
RECAPITULANDO
Se você está considerando implementar um software na sua empresa, seja para projetos ou gestão digital da construção, lembre-se que é importante olhar para o cenário atual da organização e estar disposto a realizar mudanças profundas.
Para termos sucesso nos projetos de implantação de software é primordial que exista metodologia para o gerenciamento definida, assim como a definição de um plano de trabalho que seja o guia da execução do projeto em conjunto com a ativa participação da equipe do projeto sem resistência a mudanças e com processos bem definidos.
Você já teve alguma experiência com a implantação de softwares? Em meu LinkedIn compartilho alguns insights sobre o tema e deixo o convite para trocarmos aprendizados.
