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Já imaginou ter sempre disponível seus arquivos de trabalho atualizados em sua máquina, sem perder muito tempo buscando-os para saber qual é a última versão dos projetos? Um sincronizador de arquivos pode auxiliar no dia-a-dia de projetos, garantindo que você sempre tenha disponível a última versão dos arquivos e em todos os seus computadores.
Com o aumento da utilização de internet móvel e conexão através de redes sem fio, os softwares para sincronização de arquivos estão se tornando cada vez mais populares e sendo utilizados pelos usuários que desejam ter acesso a documentos em qualquer local.
Um sincronizador de arquivos nada mais é do que um sistema que conecta os seus arquivos locais a uma nuvem. Ele garante que as alterações feitas em um arquivo na área de trabalho ou na nuvem sejam refletidas nos outros locais salvos. Um sincronizador permite, ainda, que haja o gerenciamento de arquivos no dispositivo local, mesmo sem acesso à rede.
Quer um exemplo? Se você está trabalhando em seu escritório com as últimas versões dos projetos e utiliza um sistema de sincronização, poderá garantir que tenha os mesmos arquivos disponibilizados na obra e em sua casa, conforme suas configurações e características da ferramenta. Basta que você utilize uma plataforma que ofereça este serviço e cadastre o mesmo login entre seus diferentes dispositivos. Os arquivos serão atualizados conforme as configurações de horários, acesso à rede e permissões pré-definidas.
Os sincronizadores de arquivos rastreiam as mudanças que ocorrem nos diretórios de dados. Eles identificam a existência de algum arquivo novo, ou que foi realizado alguma modificação, e realizam o upload conforme as configurações do usuário, disponibilizando, assim, uma nova versão a todos que têm acesso à estrutura de arquivos.
Este tipo de sistema é ideal para quem deseja trabalhar de forma colaborativa e ter acesso aos seus arquivos em diferentes locais.
Mas, é necessário prestar atenção às configurações das ferramentas, como:
Os sincronizadores buscam pastas específicas no sistema, e sua estrutura precisa estar configurada de forma correta, para que nenhum arquivo fique de fora e prejudique o andamento dos trabalhos.
Algumas ferramentas de sincronização de arquivos permitem, ainda, que seja configurado o horário de sincronização, pastas e extensões de arquivos não sincronizados, facilitando o gerenciamento sem prejudicar o desempenho da rede.
Se você desejar trabalhar de forma offline, é necessário, primeiramente, verificar se os arquivos atuais estão sincronizados na sua máquina. Ao conectar novamente na internet, o sincronizador irá identificar que a versão trabalhada offline é mais recente do que a presente na nuvem e realizará o upload dos arquivos atualizados.
Existem diversas plataformas e ferramentas que disponibilizam a sincronização de arquivos, desde programas gratuitos para windows (que permitem a sincronização com HDs externos, pendrives, servidores e outros computadores da rede) até outros sistemas de nuvem que utilizam contas com espaços e configurações pré-determinadas, de acordo com o pacote contratado (que pode ser por espaço, por usuário, ou tráfego de dados).
Muitas ferramentas disponibilizam, ainda, uma versão gratuita, que conta com um espaço reduzido para armazenamento de arquivo, mas que já possibilita ao usuário testar a solução antes da sua contratação.
Alguns exemplos de ferramentas que disponibilizam a sincronização de arquivos, são:
O Dropbox é um espaço de trabalho inteligente que reúne o conteúdo da equipe de trabalho, diminuindo a “bagunça” nos arquivos e priorizando o que é mais importante. A ferramenta não interfere no fluxo de trabalho e auxilia os profissionais a manterem o foco e a estarem sincronizadas com a equipe. Além disso, há a opção de conta para freelancers, pessoas físicas e para empresas de qualquer tamanho.
O Google Drive armazena qualquer arquivo, permitindo acessá-los em qualquer lugar. Além disso, permite o compartilhamento de arquivos e pastas, dispondo de integrações que auxiliam na realização das suas tarefas.
Apresenta uma pesquisa eficiente, visualização de diversos tipos de arquivos, tarefas offline, bate-papo, comentários e histórico de versões, além de disponibilizar contas pessoais e profissionais.
O OneDrive permite acesso online ou offline aos arquivos em qualquer dispositivo, com segurança nos dados, compartilhamento e colaboração. E, também, possui recursos avançados, como arquivos sob demanda, digitalização de documentos e links que estão expirando, além de criar documentos com o OneDrive e o Office 365. Dispõe, ainda, de contas Office 365 Home, Office 365 Personal, OneDrive 100 GB e OneDrive Básico 5 GB.
O QiCloud é uma ferramenta de sincronização de arquivos projetada exclusivamente para a construção civil, estruturada em obras com versionamento de arquivos, sistema de aprovação e permissões personalizadas para cada colaborador.
Trata-se de um sistema simples para utilização do usuário, que visa facilitar o acesso aos projetos das disciplinas da obra e centralizar os arquivos, garantindo a disponibilização da última versão dos projetos integrado a um visualizador 3D.
Como você pôde perceber, existem diversas ferramentas disponíveis no mercado que podem auxiliar na entrega de projetos com padrão máximo de qualidade, segurança e automatização de processos, garantindo a correta fiscalização dos arquivos. Mas é necessário verificar qual solução apresenta maior aderência ao seu tipo de processo.
Em um mercado tão competitivo como o brasileiro, possuir um ambiente acessível que permita maior controle dos arquivos e das atividades para auditorias e avaliações pode ser um grande diferencial, além da mobilidade e facilidade de trabalhar com arquivos atualizados localmente em sua máquina.
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